Ab dem 01.01.2025 gilt grundsätzlich die Pflicht, E-Rechnungen versenden und empfangen zu können – auch für Feuerwehrvereine, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte an andere Unternehmen oder Organisationen erbringen bzw. verkaufen. Dies betrifft insbesondere den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb des Vereins, wie z. B. die Vermietung von Gerätschaften oder Dienstleistungen. Auch wenn ein Feuerwehrverein als Kleinunternehmer eingestuft ist, gilt die Pflicht zur E-Rechnung. Das bedeutet, dass E-Rechnungen in allen steuerlichen Bereichen der Feuerwehrvereine erstellt werden müssen, in denen Waren oder Dienstleistungen verkauft oder erbracht werden.
Was unterscheidet die E-Rechnung von einer elektronischen Rechnung?
Neben der herkömmlichen Papierrechnung gibt es bereits die Möglichkeit, Rechnungen in digitalen Formaten (z. B. als PDF) auszustellen, wenn der Empfänger zustimmt. Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papierrechnung oder einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm in einem strukturierten Format ausgestellt wird. Sie wird elektronisch übermittelt und ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche (z. B. Formatänderungen oder Ausdrucken). Rechnungsdaten, die in diesem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden, sind in der Regel nicht menschenlesbar und müssen erst konvertiert und visualisiert werden.
Übergangsfristen
Wenn der Feuerwehrverein im jeweiligen Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder einfache elektronische Rechnungen (z. B. PDFs) mit Zustimmung des Leistungsempfängers ausgestellt werden.
Achtung: Feuerwehrvereine müssen sich jedoch darauf vorbereiten, ab dem 01.01.2025 in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Auch jeder Verein muss daher die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen empfangen zu können.
Ausnahmen
Ausnahmen von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen gelten in folgenden Fällen:
-
- Einnahmen aus dem ideellen Bereich: So sind z. B. Rechnungen für Mitgliedsbeiträge oder Spendenbescheinigungen keine E-Rechnungen erforderlich.
-
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR.
-
- Steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Übermittlung der E-Rechnung
Die Übermittlung einer E-Rechnung muss elektronisch erfolgen. Mögliche Wege sind der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Rechnung über eine elektronische Schnittstelle oder das Angebot eines Downloads über ein (Kunden-)Portal. Eine digitale Signatur ist nicht erforderlich. Ein separates E-Mail-Postfach ist ebenfalls nicht notwendig, kann aber für eine korrekte Eingangsbearbeitung und Prüfung der Rechnungen sinnvoll sein.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften wie für bisherige digitale Rechnungen. Sie müssen im gleichen Format archiviert werden, in dem sie übermittelt wurden. Der Dateiname darf geändert werden, wenn es für eine bessere interne Ablage erforderlich ist. Wichtig ist, dass die Rechnungen so aufbewahrt werden, dass nachträgliche Änderungen nicht vorgenommen werden können oder jederzeit nachvollziehbar sind. Eine maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss gewährleistet sein.
Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen
Feuerwehrvereine müssen ab dem 01.01.2025 über eine Software verfügen, mit der sie E-Rechnungen erstellen und empfangen können. Es gibt kostengünstige Lösungen wie das E-Rechnungsportal von DATEV (https://e-rechnungsplattform.datev.de/) oder B2Brouter (https://www.b2brouter.net/de/preise/), die für den Einstieg in die E-Rechnungs-Welt genutzt werden können. Diese bieten sowohl kostenlose als auch günstige Varianten, um E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen.
Feuerwehrvereine sollten bei ihrer Buchhaltungssoftware nachfragen, ob diese E-Rechnungen unterstützt oder ob zusätzliche Softwarelösungen erforderlich sind.
Feuerwehrvereine oder auch Mitgliedsverbände die bereits die Easy Vereins Software einsetzen finden weitere Infos hier: Können in easyVerein E-Rechnungen verarbeitet werden?
Wer mehr Informationen zu der Easy Vereins Software haben möchte findet die in unserem Bonusprogramm: https://feuerwehr-rheinlandpfalz.de/sd-software-design-gmbh-softwareentwicklung-it-beratung-vereinssoftware/
Rechnungen des Landesfeuerwehrverbandes an die Mitgliedsfeuerwehren
Die Jahresbeitragsrechnung des Feuerwehrverbandes sowie Rechnungen für Schulungs- oder Fortbildungsgebühren werden ab dem 01.01.2025 ebenfalls als E-Rechnung versendet.